今の部署に来てからというもの、パワーポイントで資料を作ることが多くなりました。
これまでは営業職から企画書作成の経験があったので「楽勝かな」と思っていましたが、実際は違っていました。
パワーポイント作成は、コツを掴むことが大切だと痛感しました。
そこで今回は、パワーポイントでの資料作りの基本を記事にしたいと思います。
Johnです。ツイッターもやってます。
見やすいパワポと見づらいパワポの違いは？
コンサルの人が作ったパワーポイントを見る機会が増えました。
自分の作ったパワーポイントと比べてみると以下のことに気がつきました。
1枚あたりの情報量が違う
情報が1枚につき1つということに気が付きました。
つまり、スライドがごちゃごちゃしていないということです。
整理された内容を1枚のスライドに落とし込めるかが重要ですね。
読みやすいパワーポイントとは？
読みやすいパワーポイントにはルールがあります。
みんなそれに沿って作っているから「わかりやすい」んだと気が付きました。
良いパワーポイントには以下のメリットもあります。
- わかりやすい
言いたいことが明確。 - 聞き手にとってもラク
情報が1つなので聞き手の負担が減る - 飛ばすのも簡単
プレゼン中に相手の理解に応じて飛ばすのも1枚だから容易 - 再利用できる
1枚だけだから差し替えも楽だし並び替え・取捨選択にも対応できる
見やすいパワポ作成ルール：３つ
3つのルールとは以下の３つです。
- ワンスライド・ワンメッセージ
- シンプル・メッセージ
- ノットファクト・バットメッセージ
スライドにこの3つのルールを適用すれば、より伝わるスライドにすることができます。
ルール１：ワンスライド・ワンメッセージ
1枚のスライドには1つのメッセージだけを記載する、というルールです。
1枚のスライドにいくつもメッセージを詰め込んでしまうと、聞き手が得る情報量が増えてしまい、場合によってはひとつひとつの情報が小さくなって見づらくなります。
下図のように1枚のスライドにいくつものポイントを入れてしまいがちですよね。
余白を十分に取ったスライドのほうが聞き手に伝わりやすくなります。
さらに資料がシンプルになって、再利用などの差し替えも簡単になるので生産性も上がります。
ルール２：シンプル・メッセージ
1枚のスライドに記載するメッセージを1つに絞っても、そのメッセージをダラダラと文章で書くのはNGです。
短くシンプルに表現することで、聞き手にスッと届くメッセージにすることができます。
自分が話す内容をそのまま記載するのではなく、聞き手に伝えるべきメッセージのみ、端的に記載しましょう。
ルール３：ノットファクト・バットメッセージ
スライドには「ファクト＝事実」ではなく「メッセージ＝主張」を記載することが大切です。
たとえば、メルカリを例にスライドを作ってみます。
下図のNG例のように「3000円で売れました！」というファクトを記載しても、聞き手からすると「･･･だから何？」って思われてしまうかも。
このスライドで伝えたいことは、「古着屋の2倍の値段で売れたよ！ メルカリってお得だよ！」というメッセージ。
スライドに記載すべきメッセージも「古着屋の２倍で売れてお得です！」というメッセージになります。
スライドの基本構成
スライドの基本的な構成・ルールは以下の通りです。
根拠となる数字や事実 ＋ 自分の解釈や主張
複数のことを言いたいのであれば、スライドを２，３枚に分割します。
それを組み合わせて、「流れ」にして見せるほうがより伝わりやすい構成になります。
こっちのほうが断然見やすいし、わかりすくなる。
根拠
基本的には客観的なルールを示します。例えば統計だったりアンケート結果などです。
数字を基本にして誰もが納得できるデータを使うのが一番説得力があります。
ただし、数字を使う場合はグラフに加工するなど聞き手が見やすいものにすることも重要ですね。
主張したい内容の根拠になれば良いので、数字のほかに引用や図解、写真でも可です。
解釈・主張部分
利用するグラフや写真から「何をどう読み取り」「何を主張するのか」を明確に記載します。
根拠と解釈はセットで使いましょう。
片方だけだと「何をどう読み取り」「何を主張するのか」が相手に伝わらりづらいです。
いろんな解釈を生んでしまう原因にもなりかねません。
タイトル
意外と思うかもしれませんが、タイトルはあまり重要ではなくて、見出し程度のもので十分です。
出所
信頼性のあるものを参考にしているとするために出所は必須です。
自社、自身が作った場合でも必ず記すようにしましょう。
まとめ
ここまで構成やルールを書きました。
それらを実務で使っていくために必要なアクションプランは下記の３つです。
- メッセージが曖昧ならはっきりさせる
- メッセージが複数あればスライドを分ける
- 上記を日々の些細なタスクでも意識し続ける
ワンスライドワンメッセージは、シンプルな原則なので本来苦手意識を持つようなものではありません。
一方で、受けた仕事に対して明確な結論を出すこと、結論に対して自信持って説明できる根拠を持つことは簡単ではありません。
曖昧なメッセージしか書けないことに気がついたら、はっきりさせるために必要なアクションを並べてみましょう。
メッセージが複数あることに気づいたら、迷わずスライドを分けてしまいましょう。
メッセージが複文になっていたり、複数行で長いと感じたら分けるのがベターです。
大切なのは、これらを日々のタスクで意識し続けることです。
提案書や報告書に限らず社内資料、メールタイトルや議事録の決定事項でも常に意識していくと慣れていくはずです。
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