チームミーティングって、これまでは「参加する側」だったんだけど、プロジェクトリーダーになってからは「招集する側」に変わったんだ。
いきなり立場が変わると、不思議なもので「何をしたら良いんだっけ？」状態になりがちですよね。
実際、自分もそうでした。
何回も経験をしていくうちに、「あっ、これはイケるな」「いや、これは駄目だな」を積み重ねてきました。
今回は、その経験からチームミーティングで意識するべき大切なことを6つ紹介します。
アジェンダを中心にまとめる
1つ目は、アジェンダを中心にまとめることです。
チーム ミーティングを成功させるためには、アジェンダが重要です。
アジェンダとは、「議題」のことです。
アジェンダと聞いて身構えないでくださいね。
買い物に行くのに必要な「買うものリスト」ぐらいに思っておいて大丈夫です。
なので、形式張ったアジェンダを準備する必要は無いです。
メモ帳に、「今日話すこと」を箇条書きしたもので十分です。
必要な情報は、以下の6つです。（時間配分があるとベターです。）
・ミーティングの日時
・ミーティングの目標（目的）
・参加する部門または人
・話し合うトピック
・各トピックの議論をリードする人
・各トピックに割り当てる時間
関係書類を事前に送付する
2つ目は、関係者には事前に資料を送付しておくことです。
皆さん、配った資料をそのまま読み上げる会議ってどう思います？
「書いてある事以外話さないのかな？」って思いますよね？
中には時間を割いて参加してくれる人もいるわけです。
ましてやこれが原因で時間が長引いたらもっと嫌ですよね・・・。
「今日話すこと」は、予定されたミーティングの少なくとも 1 稼働日前までに、参加者全員に伝えましょう。
アジェンダを伝えてその他の参考資料 (クリエイティブ ブリーフ、タイムライン、スライド資料、グラフ、レポートなど) を配っておくことで、この時間を省けます。
このようにすると、ミーティングの要点を確認して理解する時間が確保されるため、全員が最善の質問と提案を準備してミーティングに出席できます。
本筋から逸れないようにする
3つ目は、話の本筋から逸れないようにすることです。
ミーティングが脱線する原因にはどのようなものがありますか？
議題が各論に入っていくと、どうしても横にそれがちです。
チームの全員がその落とし穴にはまって出てこられなくなる前に、穴を塞いでください。
話が逸れたなと感じた時は、半ば強引に話を戻すことが大切なんですが、何をすれば良いか。
解決策としては、ミーティング前に、メンバーに話が逸れたら元に戻してもらうよう、事前に話をしておくことが大切です。
画面は見ないというルールを設定する
4つ目は、画面を見ないというルールを設定することです。
パソコンを持って話をするミーティングって多いですよね。
画面を見ながら会議をしていると、メールを返したり、チャットに返信したりする人もいますよね？
ミーティングの生産性を高めるには、全員が集中して真剣に取り組む必要があります。
解決策は、デバイスが必要でない限り、参加者には自分のデバイスを机に置いてくるように言ってしまいましょう。
こうすれば、最も重要なこと、つまり話し合いに全員が集中できます。
時間を確認する
5つ目は、時間を確認することです。
まず、ミーティングを時間どおりに開始して終了することが極めて重要です。
「話が込み入りすぎて時間が足らない！」なんて経験ありませんか？
議論が白熱した場合は時間の感覚を失いやすくなります。
そうすると、たいてい後ろの方に予定していた議題ができなくなったり、会議室の予定時間が来て会議を中断せざるを得なくなってしまいます。（実際僕も経験があります）
そうなってしまったら、決めたいことも決まりませんし、またメンバーの予定を調整して集まってもらわないといけなくなってしまいます。
議論をリードしながら時間は見れないと思われるかもしれません。
解決策は、ミーティングの始めにタイムキーパーを決めましょう。
配分された時間の終わりに近付いたらそっと伝えてもらうようにお願いしておきましょう。
要約して共有する
6つ目は、要約して共有することです。
これは、アジェンダと同じくらい重要です。
人間は、20秒経ったら聞いたことを忘れます。
話し合いの後、要点を文書またはメールにまとめて、ミーティングの参加者全員に送ります。
その時、ミーティングの要約には次の内容が含まれている必要があります。
・取り上げたトピックの簡単な説明
・アクションプランとその担当者と期限
以上の内容をすべて文書にまとめて、全員が次のステップを明確に理解し、話し合った内容や実行に合意した事柄すべてについて疑問がないようにします。
要約を次回のミーティングで参照して、取りこぼしがないことを確認するための記録としても使用できます。
まとめ
いかがだったでしょうか。
ミーティングで大切なこと6つは以下のとおりでした。
会議のファシリテーションは、一朝一夕で身につけることは難しいです。
でも、何も意識せず回数をこなすよりも、大切なポイントを抑えながら経験を積むのとでは天と地ほどの差があります。
最初からデキる人なんていませんから、1つ1つしっかりと意識しながら挑戦していきましょう！
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