どうも、ほぼ毎週議事録を作成しているジョンです。
IT部門へ配属になってからというもの、業務部門とかベンダーとのミーティングで議事録を作成する機会が増えました。
議事録といえば、新人の仕事の定番だと言う印象がありますよね。
でも、新人の仕事の定番であるにも関わらず「何をどうやって書いたら良いの？」っていうノウハウ的なものって先輩社員から教えて貰う機会って少ないもの。
最近ではZoomでの会議も定番化してきて、録画することもできるようなったので、
後で動画・音声を見れば（聞けば）いいや〜
なんて思っていたんだけど、結局そのミーティングでの結論や課題を素早く共有する手段としてはイマイチでした。
だから、今回は自分なりに学んできた「議事録の書き方」を記事にしようと思います。
議事録作成は全ての文書作成の基本スキル
どの会社でも議事録作成は新人、あるいは会議に参加する若手が担当することが多いです。
まずはこれをさっさとできるようになることが重要で、ある意味、議事録作成は最初の難関と言っても過言ではありません。
コンサルティング業界では最初に鍛えられる
コンサルティング業界では、新人が作成した議事録に対して上司が3時間かけて添削することもあるらしいです。
忙しい中、議事録の添削に時間を費やすということは、並大抵のことではないはず・・・。
それにもかかわらず時間を費やすということは、それだけ議事録作成が重要だということですね。
実際、僕のいるIT部門部門にもコンサルが常駐していますが、議事録は若手あるいは入れ替わりで入ってきた人が担当していて、彼らが作成した議事録は確かに要点が抑えられていてわかりやすいんです。
議事録作成が文書作成における基本的なルールや作法が詰まっているということなんだろう。
議事録作成で大事なポイントは4つ
結論、議事録作成で重要なのは以下の4つです。
- 決まったことを完結に箇条書きで記載する
- 決まらなかったこと（次回へ持ち越すこと）
- 次回に向けてのTODO（誰がいつまでに）
- 発言者を明確に記す
決まったことを簡潔に箇条書きで記載する
1つ目は、会議で決まったことを「簡潔に」「箇条書き」で記載することです。
議事録で一番大切なことなので、1つ目にしました。
会議が終わったあと、
結局、何が決まったんだっけ？
となりがちです。なので、議事録の一番最初に「その会議で決まったこと」を記載します。
- 次回の会議からメンバーにXX部長が加わる
- 商品Aの販売価格はYYY円で決定
- 来月の説明会は、M月D日13時スタート、Bさんが担当する
- システム構成はC案を採用する
そうすることで、議事録を開いただけで、前回の会議で決まったことが目に入るので共通認識を揃えることができます。
決まらなかったこと（次回へ持ち越すこと）
2つ目は、決まらなかったこと（次回へ持ち越すこと）を記載することです。
このテーマって結論出たんだっけ？
も会議あるあるです。こうなってしまうと、せっかく会議を開催したにもかかわらず毎回同じテーマを議論することになります。
会議で何が決まったのか、決まったことを簡潔に把握したいのは誰でしょうか。それは部門を管理するリーダーですよね。
そして、リーダーは彼らの上司に対して簡潔に報告します。
次回に向けてのTODO（誰がいつまでに）
3つ目は、次回に向けてのTODOを明記することです。
セットで「誰が」「いつまでに」といった、担当と期限を明確にしましょう。
このタスク、あの人の担当だと思ってたよ・・・。
なんてことも回避できます。
発言者を明確に記す
4つ目は、発言者を明確に記すことです。
これは、後で「誰が発言したか」を明確に記録しておくことが目的です。
会議が終わったあと、
そんなこと言った覚えないな〜
なんて言う人もいるので、揉め事の原因になりがちです。
新人や議事録に不慣れな人（少し前の僕）がやってしまいがちな間違いは、発言録を書いてしまうこと。
誰々がこういう事を言ったというのを逐一書いてしまいます。あの人がこう言って、この人がこう言って、色んな意見がありました。
その発言を時系列に記録したようなものを作ってしまいがちです。
議事録のテンプレートを作ろう
議事録を書くのであれば、まずはじめに「見出しを書く」ことから始めることをオススメします。
見出しは、会議のアジェンダに沿って書けば良いです。あとは、その見出しの下に箇条書きで中身を埋めていきましょう。
例えば以下の通りです。
- アジェンダ
新しくオープンするウェブサイトのデザイン案を決定する - 決まったこと
デザイン案はC案で決定するが以下の修正が必要
・トップページの画像を差し替える - 決まらなかったこと
ボタンの配置で意見が割れたので最終的に決まらなかった - 確認が必要なこと
画像はいくつか候補が出たが利用可能か広報部に確認をとる - 次回に向けてのTODO（誰がいつまでに）
広報部に画像の利用許諾を取り付ける。
議事録はフォーマット化して使う
上記の様に1度フォーマット化してしまえば、後はそれに沿って決まったことだけ、決まった事実だけを簡潔に書くだけです。
つまり、構造化してまとめる仕組みにしてしまうということですね。
必要に応じて補足意見も残す
決まったことに対して、当然会議の場では反対意見もあるはずです。
そういう場合は、誰かの意見や発言を参考として残しておきましょう。
その会議のキーパーソンがどの様な意見を持ったかを書き加えることも時として重要です。
外注サービスも検討の余地あり
とはいえ、テンプレートを作るのも一苦労だよ・・・。
そんな人は、最初のうちは外注してしまうのも1つの手です。
外注してしまえば、あとはそのフォーマットを流用してしまえば良いのですからね。
録音データさえあれば、1分あたり30円で文字起こしをしてくれるサービスもあります。
まとめ
今回は、「議事録の作成方法」について書きました。
議事録作成の重要ポイントは、以下の通りです。
- 決まったことを完結に箇条書きで記載する
- 決まらなかったこと（次回へ持ち越すこと）
- 次回に向けてのTODO（誰がいつまでに）
- 発言者を明確に記す
議事録作成は、何が事実で何が意見なのかを見極め、端的にまとめるスキルも身につけることができます。
議事録作成には、絶対的な正解はないけど、僕が実践したことが少しでもみんなの参考になれば嬉しいです。
このスキルは、他に応用が効くから早いうちにマスターした方が後々ラクになるはずです！
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